Uso Wordly con salas para grupos pequeños (breakout rooms) de Zoom

Cuando una reunión de Zoom utiliza salas para grupos pequeños, un único bot de Wordly no puede seguir automáticamente a los asistentes a todas las salas. En su lugar, invite a un bot de Wordly por separado a la reunión principal para cada sala para grupos pequeños, cambie el nombre de cada bot para poder distinguirlos y, a continuación, asigne cada bot a su sala para grupos pequeños correspondiente.

Para añadir bots de reuniones de Wordly a salas para grupos pequeños de Zoom

Cree sesiones de Wordly para la reunión.
Edite la configuración de su reunión de Zoom para permitir que Wordly se una a la reunión.
Invite y cambie el nombre de un bot para cada sala en la reunión principal de Zoom.
Cree salas para grupos pequeños y asigne cada bot a su sala correspondiente.
Añada a los asistentes a las salas y comparta el enlace de asistencia de Wordly.

Cree sesiones de Wordly para la reunión

Necesitará crear una sesión de Wordly para la reunión principal de Zoom y una sesión de Wordly para cada una de las salas para grupos pequeños que necesite.

Desde el portal de Wordly, haga clic en "Sessions" en el menú de la izquierda.
Haga clic en "+ Add Session."
En la ventana "Add Session", introduzca la información de su sesión para la reunión principal de Zoom y haga clic en "Save."
Haga clic en "+ Add Session" y, en la ventana "Add Session", introduzca la información de su primera sala para grupos pequeños. Haga clic en "Save."
Cree una sesión de Wordly adicional para cada sala para grupos pequeños.

Para obtener más información sobre la creación de una sesión, lea Crear una sesión.

Ejemplo: Usted organiza una reunión de Zoom en la que planea enviar a los asistentes a tres salas para grupos pequeños. Cree una sesión de Wordly titulada Main Meeting, y tres sesiones de Wordly adicionales: Wordly -1, Wordly -2 y Wordly -3.

Edite la configuración de su reunión de Zoom para permitir que Wordly se una a la reunión

Inicie sesión en la versión de navegador de Zoom.
En "Settings", vaya a "Recording" y seleccione lo siguiente:

En la sección "Who can request host permission to record", marque la casilla "External meeting participants".
En la sección "Advanced cloud recording settings", seleccione "Participants can request host to start cloud recording."

Para obtener más información, lea Cómo usar Wordly con reuniones de Zoom (No se requiere integración).

Invite y cambie el nombre de un bot para cada sala en la reunión principal de Zoom

Inicie su reunión de Zoom. El bot de reuniones intenta unirse durante 10 minutos antes de rendirse, por lo que es mejor invitar al bot cuando la reunión haya comenzado o justo antes de que empiece.
Desde el panel de control de Wordly, haga clic en el menú "Sesiones" y seleccione su sesión principal. Haga clic en "Obtenga enlaces para unirse".
Expanda el cuadro "Reuniones virtuales y seminarios web" y haga clic en "Invitar a reunión Bot".
En el cuadro "Invitar a Wordly a una reunión", seleccione el idioma del orador.
Copie y pegue la URL de la reunión de Zoom en el campo de URL de la reunión. Asegúrese de que hay un "https://" delante de la URL.
Haga clic en "Invitar." La invitación a Wordly tarda un momento en procesarse.
Es posible que deba permitir que Wordly se una a la reunión. Admita a Wordly.
Cuando reciba una notificación de que Wordly solicita grabar la reunión, permita la grabación. Debe permitir que Wordly grabe para poder acceder al audio.
Repita el proceso, invitando a los otros bots de reuniones a la misma reunión de Zoom. Una vez que un bot de reunión se una, cambie el nombre de su mosaico de participante para poder distinguirlo de otros bots de Wordly.

Tres bots de Wordly en la reunión principal de Zoom: Wordly -1, Wordly -2 y Wordly -3

Ejemplo: Inicie su reunión de Zoom e invite al bot de reunión que tendrá para la reunión principal de Zoom. Permita la entrada del bot, permita que grabe y cambie el nombre del bot a Main Meeting. Proceda a invitar al primer bot de reunión de la sala para grupos pequeños a la reunión de Zoom y cambie el nombre del bot a Wordly -1. A continuación, invite a los dos siguientes bots de reuniones a la reunión y cámbieles el nombre a Wordly -2 y Wordly -3.

Cree salas para grupos pequeños y asigne cada bot a su sala correspondiente

En Zoom, abra "Breakout Rooms" y cree una sala para cada bot de sala para grupos pequeños de Wordly.
Asigne cada bot de sala para grupos pequeños de Wordly a una sala para grupos pequeños. No asigne el bot de reunión principal de Wordly a ninguna sala.
(Opcional) Una vez que el bot de la sala para grupos pequeños de Wordly se haya asignado a la sala, únase usted mismo a la sala para confirmar que el bot está presente y grabando antes de abrir la sala a los asistentes. Busque el punto rojo de grabación junto al nombre del bot en la lista de participantes.

Tres bots de Wordly en la reunión principal de Zoom: Wordly -1, Wordly -2 y Wordly -3

El panel de Salas para grupos pequeños mostrando cada bot de Wordly renombrado con su sala correspondiente

Ejemplo: En la reunión de Zoom, cree 3 salas para grupos pequeños para sus asistentes. Nombre las salas Wordly -1, Wordly -2 y Wordly -3. Asigne el bot de reunión Wordly -1 a la sala con el mismo nombre. A continuación, asigne los bots de reuniones Wordly -2 y Wordly -3 a las salas correspondientes.

Añádase a una sala, verifique que está grabando y, a continuación, salga de la sala. Repita el proceso con las demás salas.

Añada a los asistentes a las salas y comparta el enlace de asistencia de Wordly

Desde el panel de control de Wordly, seleccione "Sesiones" en el menú de la izquierda.
Seleccione una sesión de bot de sala para grupos pequeños de Wordly. Haga clic en "Obtenga enlaces para unirse".
Expanda el panel "Únase en dispositivos personales".
Haga clic en "Copiar enlace de asistente".
Guarde el enlace del asistente. Repita el proceso para las otras sesiones de bots de salas para grupos pequeños de Wordly.
Mientras esté en la reunión principal de Zoom, comparta con los asistentes las URL de las sesiones de los bots de salas para grupos pequeños de Wordly. Asegúrese de que los asistentes puedan acceder a la URL correspondiente a la sala a la que serán enviados.
Envíe a los asistentes a sus salas para grupos pequeños.

Ejemplo: Vaya al portal de Wordly y copie la URL de asistencia de Wordly para cada sesión de bot de reunión de sala para grupos pequeños de Wordly. Mientras esté en la reunión principal de Zoom, comparta con los asistentes las URL de asistencia de Wordly:

Wordly 1 - https://attend.wordly.ai.join/Wordly-1session.

Wordly 2 - https://attend.wordly.ai/join/Wordly-2 session.

Wordly 3 - https://attend.wordly.ia/join/Wordly-3 session.

En este punto, asegúrese de que todos los asistentes puedan acceder a la URL correcta y resuelva cualquier problema. Una vez que sus asistentes hayan accedido a la URL del bot de reunión para la sala en la que se les va a colocar, envíe a sus asistentes a las salas para grupos pequeños: Wordly -1, Wordly -2 y Wordly -3.

Después de sus sesiones para grupos pequeños

Una vez que haya terminado con las salas para grupos pequeños y todos los asistentes hayan regresado a la reunión principal, deberá finalizar cada bot de Wordly de la sala para grupos pequeños en el portal de Wordly. El simple hecho de cerrar las salas para grupos pequeños en Zoom no detendrá los bots de Wordly de las salas para grupos pequeños.

En el portal de Wordly, navegue hasta la ventana "Controles de sesión en vivo." Haga clic en el icono de la papelera ().

En la ventana "¿Está seguro de que desea eliminar este bot?", haga clic en "Eliminar."

No finalice el bot de reunión de la reunión principal de Zoom. Permita que continúe durante la duración de su reunión.

Verifique las traducciones de las salas para grupos pequeños

Después de la sesión de Wordly, regrese al portal y abra la pestaña "Transcripciones." Cada sesión de sala para grupos pequeños tiene su propia entrada de transcripción. Esto confirma que el bot de la sala capturó correctamente la conversación de esa sala independientemente de las otras salas.