Utilisation de Wordly avec les salles de répartition (breakout rooms) de Zoom

Lorsqu'une réunion Zoom utilise des salles de répartition, un seul robot Wordly ne peut pas automatiquement suivre les participants dans chaque salle. Au lieu de cela, vous invitez un robot Wordly distinct dans la réunion principale pour chaque salle de répartition, renommez chaque robot pour pouvoir les distinguer, puis assignez chaque robot à sa salle de répartition correspondante.

Pour ajouter des robots de réunion Wordly aux salles de répartition Zoom

1. Créez des sessions Wordly pour la réunion.
2. Modifiez les paramètres de votre réunion Zoom pour autoriser Wordly à rejoindre votre réunion.
3. Invitez et renommez un robot pour chaque salle dans la réunion Zoom principale.
4. Créez des salles de répartition et assignez chaque robot à sa salle correspondante.
5. Ajoutez les participants aux salles et partagez le lien de participation Wordly.

Création des sessions Wordly pour la réunion

Vous devrez créer une session Wordly pour la réunion Zoom principale et une session Wordly pour chacune des salles de répartition dont vous aurez besoin.

1. Depuis le portail Wordly, cliquez sur "Sessions" dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur "+ Ajouter une Session".
3. Dans la fenêtre "Ajouter une Session", saisissez les informations de votre session pour la réunion Zoom principale et cliquez sur "Enregistrer".
4. Cliquez sur "+ Ajouter une Session" et dans la fenêtre "Ajouter une Session", saisissez les informations de votre première salle de répartition. Cliquez sur "Enregistrer".
5. Créez une session Wordly supplémentaire pour chaque salle de répartition.

Pour plus d'informations sur la création d'une session, lisez Création D'une Session.

Modification des paramètres de votre réunion Zoom pour permettre à Wordly de rejoindre votre réunion

1. Connectez-vous à la version navigateur de Zoom.
2. Sous "Settings", allez dans "Recording" et sélectionnez ce qui suit :
   
   • Dans la section "Who can request host permission to record", cochez la case "External meeting participants".
   • Dans la section "Advanced cloud recording settings", sélectionnez "Participants can request host to start cloud recording".

Pour plus d'informations, lisez Utiliser Wordly avec les réunions Zoom (aucune intégration requise).

Invitation et renommage d'un robot pour chaque salle dans la réunion principale

1. Démarrez votre réunion Zoom. Le robot de réunion essaie de rejoindre pendant 10 minutes avant d'abandonner, il est donc préférable de l'inviter lorsque la réunion a commencé ou juste avant.
2. Depuis le tableau de bord Wordly, cliquez sur le menu "Sessions" et sélectionnez votre session principale. Cliquez sur "Obtenez des liens pour rejoindre".
3. Développez la zone "Réunions virtuelles et webinaires" et cliquez sur "Inviter un robot de réunion".
   
4. Dans la boîte "Inviter Wordly à une réunion", sélectionnez la langue de l'orateur.
5. Copiez et collez l'URL de la réunion Zoom dans le champ URL. Assurez-vous qu'il y a un "https://" devant l'URL.
6. Cliquez sur "Inviter". L'invitation de Wordly prend un moment à traiter.
7. Vous devrez peut-être autoriser Wordly à rejoindre la réunion. Admettez Wordly.
8. Lorsque vous recevez une notification indiquant que Wordly demande à enregistrer la réunion, autorisez l'enregistrement. Wordly doit être autorisé à enregistrer pour accéder à l'audio.
9. Répétez le processus en invitant les autres robots de réunion dans la même réunion Zoom. Une fois qu'un robot rejoint, renommez sa tuile de participant pour pouvoir le distinguer des autres robots Wordly.

Trois robots Wordly dans la réunion Zoom principale : Wordly -1, Wordly -2 et Wordly -3

Création des salles de répartition et assignation de chaque robot à sa salle

1. Dans Zoom, ouvrez les Salles de répartition (Breakout Rooms) et créez une salle pour chaque robot de salle de répartition Wordly.
2. Assignez chaque robot de salle de répartition Wordly à une salle. Ne pas assigner le robot de réunion Wordly principal à une salle.
3. (Facultatif) Une fois le robot assigné à la salle, rejoignez vous-même la salle pour confirmer que le robot est présent et enregistre avant d'ouvrir la salle aux participants. Cherchez le point rouge d'enregistrement à côté du nom du robot dans la liste des participants.

Le panneau des Salles de répartition affichant chaque robot Wordly renommé avec sa salle correspondante

Ajout des participants aux salles et partage du lien de participation Wordly

1. Depuis le tableau de bord Wordly, sélectionnez "Sessions" dans le menu de gauche.
2. Sélectionnez une session de robot de salle de répartition Wordly. Cliquez sur "Obtenez des liens pour rejoindre".
3. Développez le panneau "Rejoignez-nous sur des appareils personnels".
4. Cliquez sur "Copier le lien du participant".
5. Enregistrez le lien de participation. Répétez le processus pour les autres sessions.
6. Dans la réunion Zoom principale, partagez les URL de session avec les participants. Assurez-vous que les participants peuvent accéder à l'URL correspondant à la salle où ils seront envoyés.
7. Envoyer les participants dans leurs salles de répartition.

Après vos sessions de répartition

Une fois les sessions terminées et les participants revenus à la réunion principale, vous devrez mettre fin à chaque robot Wordly de salle de répartition dans le portail Wordly. Fermer les salles dans Zoom ne suffit pas.

Dans le portail Wordly, naviguez vers la fenêtre "Contrôles de la session en direct" et cliquez sur l'icône de corbeille ().

Dans la fenêtre "Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce bot ?", cliquez sur "Supprimer".

Vérification des traductions des salles de répartition

Après la session Wordly, retournez sur le portail et ouvrez l'onglet "Transcriptions". La session de chaque salle de répartition possède son propre transcript, confirmant que le robot de la salle a capturé la conversation indépendamment des autres salles.